Le résultat de votre projet ne correspond pas à vos attentes ? Ce n’est pas forcément la faute de votre prestataire…😉

au sommaire

Le « clés-en-main », un faux idéal

Le risque du devis complémentaire

Cahier des charges : 4 étapes à ne pas rater

Une méthode adaptable à tous les projets, tous les métiers

En conclusion : quels avantage à suivre cette méthode ?


Les jolies sirènes du « clés-en-main »

🤓 Aujourd’hui, j’ai encore vu passer un appel d’offre avec un cahier des charges qui demandait une prestation complète, de la stratégie à la maîtrise d’œuvre… en une seule phase, et en un seul lot ! Hop ! Un projet clés-en-main ET sur-mesure.

🤔 ça me chiffonne…

Petite précision : qu’est-ce que j’entends par cahier des charges « sur-mesure clés-en-main » ?
Généralement, à quelques variations près, ce type de cahier des charges demande toutes les prestations suivantes :

  • analyse
  • propositions et recommandations
  • chiffrages de tout
  • conception et création de tout
  • mise en œuvre de tout

En une seule phase et en un seul lot, donc.

« Et alors ? » me direz-vous ? « Les prestataires ont l’habitude, ils connaissent les prix et leur métier. ».
Oui, ils ont l’habitude. C’est leur métier, on est bien d’accord. Le contraire serait inquiétant.

Pour que vous compreniez où je veux en venir, je vous propose de prendre avec moi quelques pas de recul sur la situation.

Prenons un exemple : la construction d’une maison 🏠.
L’architecte ou le constructeur sont-ils capables de vous donner un prix EXACT si vous leur dites : « Je souhaite une maison de 120 m² » ? Oui. Ils ont l’habitude. C’est leur métier, on est bien d’accord. Le contraire etc.

Mais en fait non. S’ils sont en effet capables de vous donner un prix, il s’agit bien d’une fourchette, d’une estimation à la louche. Qui peut varier de +/- 15-20 %.
Mais ils ne sont pas capables de s’engager sur un prix. Le faire serait d’ailleurs la preuve d’une sacrée audace, pour ne pas dire prise de risque. Surtout pour vous. Ceux qui me lisent et qui en ont fait l’expérience doivent connaître l’excellente expression « plus-value »… Dans notre monde professionnel, on appelle aussi ça le « devis complémentaire ».

« Devis complémentaire », l’ami de tous les projets mal ficelés

Poursuivons encore un peu avec notre exemple de la maison 🏠 . Il est probable que l’architecte aura quelques questions… Il vous demandera ainsi :

  • Le nombre de pièces que vous souhaitez,
  • le type de chauffage envisagé,
  • le nombre de fenêtres,
  • le type d’équipements pour la cuisine,
  • la couleur et la qualité des peintures,
  • etc. (pour mémoire, cela va aller jusqu’au nombre de prises et d’interrupteurs…)

Bref, l’architecte a besoin de BEAUCOUP d’informations, et celles-ci doivent être très détaillées et précises. Le prix d’un robinet peut prendre un zéro de plus entre le premier prix et le top qualité. Et le chauffage ? Combien existe-t-il de types de chauffages différents ?

😈 Si tout n’est pas parfaitement cadré dès le cahier des charges, c’est alors qu’entre en scène notre deus ex machina bien connu : le devis complémentaire. Et c’est bien logique : ce qui n’est pas prévu devient une dépense supplémentaire. C’est du temps/homme, ce sont des matériaux et du façonnage etc. Le surcoût est légitime.

Mais n’aurait-on pas pu le prévoir, tout de même ?

Si, un peu. 😎

Chronique d’un cahier des charges bien ordonné

Reprenons le sujet qui nous intéresse : un cahier des charges pour une muséographie, une scénographie ou un outil de médiation.

Le cahier des charges que je lisais encore ce matin demandait la chose suivante : la muséologie, la scénographie, la conception et la réalisation des outils de médiations (avec, « peut-être, une webapp » !), la conception, la réalisation et la mise en œuvre des mobiliers de scénographie, pour un budget défini et définitif précis. 1 seul lot. 1 seule phase.

Est-ce bien réaliste ?

Faisons simple et efficace : voici les 4 étapes d’un cahier des charges qui vous éviteront bien des soucis, bien des conflits, et bien des devis complémentaires.

01


Étude & scénario

Étude : Quelle est la réalité de votre terrain ? Quel type de visiteur souhaitez-vous attirer et accueillir ? De quels moyens disposez-vous (ressources humaines, budget de fonctionnement) ? Quels sont les enjeux et les objectifs concrets de ce projet ? Quels services connexes souhaitez-vous proposer ? Quel modèle économique ? Etc.

Scénario : Quelle histoire souhaitez-vous raconter ? Quels sont les différents fils conducteurs de cette histoire ? De quels ressources disposez-vous (textes, vidéos, visuels, etc.) ? Qui incarne cette histoire ? Quelles unités de temps, d’espace, d’action ? Etc.

02


Avant-projet

Mise en scène & médiation : Quels espaces pour accueillir « l’histoire » et les visiteurs ? Quel ton souhaite-t-on donner à la visite ? Quelle expérience souhaite–t-on offrir au visiteur ? Y a-t-il des partis pris, des contraintes spécifiques ? Combien de temps le visiteur doit-il y passer ? Le parcours doit-il être accessible à tous les publics ?

Estimation du coût de mise en œuvre : cette phase permet de préciser l’ensemble des dispositifs à mettre en œuvre, l’ensemble des contenus à créer – et donc les sous-scénarios de CHAQUE contenu. Cette liste exhaustive permet de faire une première demande de devis.

03


Programmation définitive

Plans, scénarios, cahiers des charges de chaque « sous-partie » du projet : à cette étape, le scénario retenu est validé.
Le scénographe peut dès lors concevoir, de manière précise, sur plans, la scénographie qui va mettre en scène les œuvres, les textes, les outils de médiation. Ces plans sont les plans de montage définitifs, au millimètre près.
Le muséographe, quand à lui, finalise les scénarios de tous les contenus (multimédias, livrets etc.), « page par page ».

« Objectif consultations » : tous ces éléments doivent être fournis dans les cahiers des charges des consultations.

04


Mise en œuvre

Tout est clair, écrit noir sur blanc : sur la base des cahiers des charges de chaque « partie » du projet fournis en consultation en fin de phase 3, les prestataires peuvent proposer des prestations réalistes, où la marge d’erreur est quasi nulle (sauf à modifier la demande initiale, mais là vous l’aurez voulu 😉)

Maîtrise d’œuvre : il s’agit désormais pour le scénographe et le chef de projet de suivre les travaux des différents sous-projets, en coordonnant l’ensemble des intervenants intérieurs et extérieurs, tout garantissant la maîtrise des délais et des coûts.

Voilà. C’est tout. 🤷‍♀️

Enfin, pas tout à fait. Pour être totalement précise, on découpera le projet en 3 phases :

Phase 1 : étude, scénario, avant-projets
Il s’agit finalement d’une étude de faisabilité, qui inclut les étapes 1 et 2 du cahier des charges : est-ce que mon projet est réaliste et faisable ? Combien coûterait-il à mettre en œuvre, et à gérer sur le long terme ?
(Pour un marché public, cette phase, aussi appelée tranche, est dite « ferme »).

Phase 2 : programmation définitive
Si on constate que le projet envisagé en phase 1 dépasse les prévisions, nécessite d’aller chercher d’autres financements, ou ne correspond plus aux priorités du maître d’ouvrage, cela permet de se laisser bons amis avec les prestataires 😊.
(Pour un marché public, cette phase est le plus souvent dite « optionnelle ».)

Phase 3 : maîtrise d’œuvre
Il s’agit de la réalisation du projet et de ses sous-projets par les prestataires.
(Pour un marché public, la phase 3 peut être ouverte ou non à la concurrence selon la rédaction du règlement de consultation en phases 1 et 2. Selon le type de marché, cette phase ne doit pas apparaître dans le cahier des charges initial, sous peine de favoritisme. Faites attentions aux montants etc.)

OK, mais pour quels projets ? Pour quels métiers ?

Ce phasage correspond en réalité à nombre de projets. Il suffit de remplacer « scénographe » par « développeur » ou « médiateur » ou « costumier » etc.

Par exemple, la conception d’un guide de visite numérique sur une appli, qu’elle soit native ou webapp, nécessite les mêmes étapes de travail. Certains prestataires ont internalisé toutes les compétences, pour apporter à la fois le conseil initial et les capacités techniques pour développer et déployer la solution. Néanmoins, encore beaucoup d’entreprises proposent leurs solutions sans avoir développé les capacités de conseil et d’analyse propres à leur univers. Elles ne sont pas toujours capables de la souplesse nécessaire pour s’adapter aux spécificités du client, qui dépendent elles-mêmes de la spécificité de leurs utilisateurs / visiteurs.

🦸‍♀️ Et c’est là que j’interviens.

Mon premier métier est d’être coordinatrice, l’intermédiaire entre la maîtrise d’ouvrage et la réalisation. Pour traduire les langages qui souvent diffèrent, pour fluidifier les relations, simplifier les demandes, de part et d’autre, et faciliter la collaboration.
De fait, et par goût, je suis aussi devenue muséographe. Je collabore ou prends souvent en charge la conception et la rédaction des scénarios des différents projets. Car vous l’aurez compris, sans scénarios précis, tout va être beaucoup, beaucoup plus long et compliqué.


En conclusion : les avantages à suivre cette méthode

Pourquoi faire du vrai sur-mesure ?

Pour m’assurer d’avoir, en fin de projet, un outil parfaitement adapté à mon besoin.

3 bonnes raisons de phaser votre cahier des charges en fonction de votre projet

Pour être agile et réaliste
À chaque phase, je peux adapter la phase suivante aux conclusions de la phase précédente : réorienter, mettre en pause, revoir le périmètre du projet… Tous ces « revirements » deviennent faciles, car prévus.

Pour optimiser le travail en équipe
Mon prestataire / partenaire connaît la règle du jeu dès le départ, il sait où il va et dans quelles conditions, il connaît les délais, il est capable de me proposer une prestation cohérente avec sa méthode de travail. Et réciproquement !

Pour mieux gérer et rassurer
Diviser un projet en sous-projets, c’est la garantie de mieux le gérer et de mieux le vivre – surtout pour les projets longs. C’est aussi pouvoir présenter les avancées de façon régulière et concrète aux décideurs.

Si vous avez un projet touristique et/ou culturel en tête, qui traîne depuis trop longtemps, et que vous n’avez pas le temps ou les ressources en interne pour le faire avancer, n’hésitez pas à me contacter pour qu’on en parle et qu’on trouve une solution pour vous débloquer. C’est ce que je fais pour tous mes clients et partenaires, tout simplement 🙂.